Bezpieczne niszczenie danych – dane papierowe
Pomimo stale rosnącej cyfryzacji w firmach, dane osobowe nadal często gromadzone są w formie papierowej, czy to poprzez wypełniane formularze, umowy, czy drukowane wiadomości e-mail. Nawet wizytówki przedstawiają dane osobowe na papierze.
Po wejściu w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w 2018 r. usuwanie lub niszczenie tych danych osobowych jest ściśle regulowane. Dotyczy to usunięcia starych plików po upływie okresów przechowywania (przechowywania danych) lub po skorzystaniu z prawa do usunięcia.
Niszczenie informacji na papierze - Procedura
Zgodnie z RODO dane papierowe należy zniszczyć w taki sposób, aby nie można było odtworzyć ich treści. Oznacza to, że nie wystarczy wyrzucić lub zniszczyć dane. Oznaczałoby to, że informacje są nadal dostępne i widoczne dla osób z zewnątrz. Zwłaszcza jeśli dane wylądują w koszu bez uprzedniego zniszczenia. Takie usunięcie jest zatem sprzeczne z przepisami o ochronie danych osobowych, gdyż dane te można odzyskać.
Aby zgodnie z RODO usunąć dane papierowe, należy je zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Szczególnie dużą rolę odgrywają tu klasy ochrony i poziomy bezpieczeństwa informacji, tj. należy dowiedzieć się, w jakim stopniu konieczna jest ochrona, aby dane mogły zostać zniszczone przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Im większe zapotrzebowanie na ochronę, tym wyższy należy wybrać stopień ochrony.
Jakie informacje zapisane na papierze należy zniszczyć?
Jeżeli dokumenty i zapisy papierowe zawierają dane wrażliwe lub osobiste, należy je zniszczyć. Takie są zasady RODO. Gospodarstwa domowe powinny również niszczyć dokumenty zawierające wrażliwe dane osobowe, ponieważ niewłaściwe wykorzystanie danych ma miejsce również w gospodarstwach domowych. Następujące dokumenty lub informacje zapisane na papierze o następującej treści należy wyrzucić:
- Dokumenty z nazwą/adresem
- Wyciągi z konta
- Ogólne informacje bankowe
- Używaj haseł
- Faktury
- adresy e-mail
- Informacja medyczna
Zestawienie okresów przechowywania dokumentów prywatnych i służbowych można znaleźć na stronie jednego z producentów wysokiej jakości niszczarek HSM.
Niszczenie danych papierowych – na co zwrócić uwagę?
Niszcząc dane papierowe, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy. Nawet po zniszczeniu osoby nieupoważnione (osoby trzecie) mogą uzyskać dostęp do tych informacji i je przeglądać. Największym ryzykiem jest tutaj niewłaściwe zniszczenie danych papierowych, na przykład poprzez wyrzucenie ich do kosza.
Jednak inne ryzyko wiąże się z zewnętrznym zniszczeniem danych, tj. firma zewnętrzna ma prawo zniszczyć dane osobowe w formie papierowej. Dzieje się tak dlatego, że ryzyko pozostaje po stronie firmy zamawiającej aż do faktycznego zniszczenia danych.
Dlatego zaleca się na bieżąco niszczenie danych papierowych bezpośrednio w miejscu ich powstania lub przetwarzania (np. biuro, miejsce pracy). Tylko w ten sposób możesz mieć absolutną pewność, że Twoje informacje nie dostaną się w niepowołane ręce. Dlatego zalecamy zakup niszczarki dokumentów zgodnej z RODO do Twojego biura.
Zwłaszcza w biurach domowych dostęp do danych przez nieuprawnione osoby trzecie jest bardzo wysoki. Dlatego też do home office rekomendujemy zakup niszczarki zgodnej z RODO, jeśli przetwarzane są dane osobowe w formie papierowej.
Jaka niszczarka dokumentów?
Aby zniszczyć dokumenty zawierające wrażliwe dane osobowe zgodnie z RODO, należy użyć odpowiedniej niszczarki dokumentów. Wyróżniamy noże tnące na kawałki (ścinki) oraz rozdrabniacze tnące na paski. W celu niszczenia danych papierowych zgodnie z RODO zalecamy niszczenie ścinkowe dokumentów.